Los empleadores deben mantener toda la documentación relacionada con el trabajo, como registros de contratación, revisiones de desempeño, medidas disciplinarias y descripciones de puestos en el archivo general de personal de un empleado. … La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) prohíbe que los empleadores incluyan información médica en el archivo personal general de un empleado.
¿Qué documentos se deben conservar en el expediente personal de un empleado?
Qué mantener en un archivo personal
- descripción del trabajo para el puesto.
- solicitud de empleo y/o currículum.
- oferta de empleo.
- Formulario W-4 del IRS (certificado de exención de retención del empleado)
- recibo o acuse de recibo firmado del manual del empleado.
- evaluaciones de desempeño.
- formularios relacionados con las prestaciones de los empleados.
¿Qué documentos no se deben guardar en un archivo personal?
Ejemplos de elementos que no deben incluirse en el archivo de personal son:
- Registros previos al empleo (a excepción de la solicitud y el currículum)
- Documentos de transacción de asistencia mensual.
- Quejas de denunciantes, notas generadas a partir de investigaciones informales de quejas por discriminación, Ombuds o Clima del campus.
¿Qué se guarda en un archivo personal?
Los archivos de personal suelen contener documentos que el empleado ya ha revisado y por lo que está familiarizadocon su contenido. Esto incluye documentos como solicitudes de empleo, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento, registros de capacitación y formularios relacionados con transferencias y promociones.
¿Deben guardarse las notas de las entrevistas en el archivo personal?
Durante las entrevistas de trabajo, usted (o el gerente de contratación) probablemente tomará notas sobre el candidato. … Dado que estas notas se relacionan con su decisión de contratación, deben conservarse durante al menos un año, de acuerdo con las normas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo. Sin embargo, no tienen que mantenerse en un archivo personal.